Produktivitas dan Peningkatan Berkesinambungan

“Productivity and continual improvement :

to increase worldwide awareness of the important contribution that quality makes towards both organisational and national growth and prosperity”

Produktivitas mendapat perhatian khusus Pemerintah RI, berbagai kebijakan dikeluarkan demi tercapai produktivitas tinggi untuk kemakmuran RI. Tercatat pada tahun 1968 dibentuknya Pusat Produktivitas Nasional (PPN) dan Indonesia resmi menjadi anggota Asian Productivity Organization (APO). Sejak dahulu, terutama di Eropa, Jepang dan Amerika Serikat dikembangkan konsep manajemen dan organisasi yang bertujuan meningkatkan produktivitas misal: six sigma, TCM, 5S, dsb. Sesuai ISO 9001:2008 dapat dikatakan bahwa produktivitas dapat terwujud melalui continual improvement.

Umum

Hari Mutu Dunia diperingati setiap tahun di seluruh dunia pada hari Kamis kedua bulan November. Hari itu dirancang untuk meningkatkan kesadaran di seluruh dunia bahwa pentingnya kontribusi mutu bagi pertumbuhan dan kesejahteraan organisasi dan nasional/dunia.

Dunia usaha di seluruh dunia memperingati hari mutu se-dunia dengan berbagai kegiatan seperti seminar bisnis, presentasi, kuis, kompetisi di tempat kerja mereka dan pemberian penghargaan.

World Quality Day 2014

For 2014, the theme is ‘Building a Quality World Together’ which focuses on the impact quality professionals make to an organisation.

Pada hari Rabu tanggal 12 Nopember 2014 yang lalu, penulis senang mendapat kesempatan menjadi salah satu pembicara di forum mutu di kota Balikpapan yang diselenggarakan oleh Kontraktor Kontrak Kerja Sama (Kontraktor KKS) – TOTAL E&P Indonesie. Dan senang mendapat kesempatan menghadiri acara bulan mutu produktivitas yang diselenggarakan oleh Dinas Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI – propinsi DKI Jakarta pada hari Selasa tanggal 25 Nopember 2014 yang lalu. Dari kedua acara itu, ada satu kata yakni “produktivitas” yang menggugah hati penulis untuk dikenal dan dipelajari lebih lanjut.

Produktivitas merupakan istilah yang populer dalam kegiatan produksi/operasi (production/operation) sebagai perbandingan antara luaran (output) dengan masukan (input).

Sejarah produktivitas di dunia:

  • Pada tahun 1400-an, tulisan mengenai produktivitas “an efficient assembly line” muncul di Venice.
  • Pada tahun 1800-an, peran pekerja dalam produktivitas telah diketahui.
  • Pada tahun 1900-an, pendekatan modern terhadap produktivitas melalui proses di industri.
  • dst.
  • Sistem pengupahan secara fleksibel disesuaikan dengan produktivitas (Flexible Wage System) mulai dilaksanakan di Singapura pada tahun 1985-1986. Sistem pengupahan fleksibel ini kemudian dikembangkan di Malaysia dan disebut Pengupahan berdasarkan produktivitas (Productivity-linked Wage System).
  • dst.

Produktivitas – dulu dan sekarang

Item Dulu Sekarang
Pemanfaatan sumber daya Cara meningkatkan produktivitas melalui peningkatan input tenaga kerja, sementara input yang lain terabaikan (tidak dimasukkan dalam variabel pengukuran).Yakni misalnya menambah input seperti bekerja lebih cepat, lebih keras, lebih lama untuk menghasilkan output lebih banyak.

Akibatnya:

  • kesehatan dan keselamatan kerja terabaikan.
  • Mengabaikan sumber daya/input lainnya
Cara meningkatkan produktivitas melalui pemanfaatan yang optimal semua sumber daya: tenaga kerja (manpower), mesin(machine), bahan(material), dan uang(money), bukan hanya tenaga kerja saja.Akibatnya:

  • kesehatan dan keselamatan kerja lebih diperhatikan (diutamakan)
  • Memperhatikan dan memanfaatkan secara optimal semua sumber daya yang ada.
dst…

 

Definisi & pengertian produktivitas:

Berikut ini beberapa pengertian atau definisi produktifitas kerja:

  • Produktivitas berarti kemampuan menghasilkan sesuatu. Sedangkan kerja berarti kegiatan melakukan sesuatu yang dilakukan untuk mencari nafkah mata pencahrian (Poerwadarminta, 1984 : 70).
  • Produktivitas kerja adalah kemampuan menghasilkan suatu kerja yang lebih banyak daripada ukuran biasa yang telah umum. (The Liang Gie,1981 : 3).
  • Pengertian produktivitas pada dasarnya mencakup sikap mental yang selalu mempunyai pandangan bahwa kehidupan di hari lebih baik dari hari kemarin dan hari esok lebih baik dari baik dari hari ini (Sinungan, 1985 : 12).
  • Secara teknis produktivitas adalah suatu perbandingan antara hasil yang dicapai (out put) dengan keseluruhan sumber daya yang diperlukan (in put). Produktivitas mengandung pengertian perbandingan antara hasil yang dicapai dengan peran tenaga kerja persatuan waktu (Riyanto, 1986 : 22).
  • dst.

Pengertian produktivitas dari tinjauan filosofis, ekonomis dan teknis:

  • Definisi filosofis: sikap mental yang selalu memandang bahwa mutu kehidupan hari ini harus lebih baik dari hari kemarin dan hari esok harus lebih baik dari hari ini.
  • Definisi ekonomis -nilai tambah: kemampuan bagaimana agar perolehan hasil yang dicapai (output) adalah yang sebesar-besarnya, dengan pengorbanan sumber daya yang dibunakan (input) adalah yang sekecil-kecilnya.
  • Definisi teknis-matematis: perbandingan antara output (hasil yang diperoleh – dapat berupa barang atau jasa) dengan input (seluruh sumber daya yang digunakan untuk menghasilkan output seperti manpower, machinery, material and money). Rumus: P = O / I .

Produktivitas itu bukan berarti:

  • Bekerja lebih keras, kecuali telah terjadi karyawan malas bekerja.
  • Memotong biaya, kecuali bila hal ini bisa dilakukan tanpa mengurangi mutu.
  • Mengurangi karyawan, kecuali kondisi pasar dan kondisi perusahaan yang sulit.
  • Kerja extra bagi manajer – itu adalah bagian dari tugas mereka.
  • Mempekerjakan tenaga ahli – itu adalah tugas bagi setiap karyawan.

Manfaat mengukur produktivitas:

  • Produktivitas dapat digunakan sebagai tolak ukur keberhasilan suatu industri atau UKM dalam menghasilkan barang atau jasa. Sehingga semakin tinggi perbandingannya, berarti semakin tinggi produk yang dihasilkan.
  • Untuk menganalisa dan mendorong efisiensi produksi.
  • Manfaat lain adalah untuk menentukan target dan kegunaan, praktisnya sebagai standar dalam pembayaran upah karyawan.
  • Salah satu prinsip dasar dari peningkatan produktivitas adalah tingkat produktivitas yang ada sebaiknya diukur sedetail mungkin sebelum berbagai langkah perbaikan

Ukuran produktivitas?

Ukuran-ukuran produktivitas bisa bervariasi, tergantung pada aspek-aspek output atau input yang digunakan sebagai agregat dasar, misalnya:

  • indeks produktivitas buruh,
  • produktivitas biaya langsung,
  • produktivitas biaya total,
  • produktivitas energi,
  • produktivitas bahan mentah,
  • dan lain-lain

Faktor – faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja

Untuk mencapai produktivitas yang tinggi suatu perusahaan dalam proses produksi, selain bahan baku dan tenaga kerja yang harus ada juga didukung oleh faktor – faktor sebagai berikut :

  • Pendidikan
  • Keterampilan
  • Sikap dan etika kerja
  • Tingkat penghasilan
  • Jaminan sosial
  • Tingkat sosial dan iklim kerja
  • Motivasi
  • Gizi dan kesehatan
  • Hubungan individu
  • Teknologi
  • Produksi

(Ravianto, 1985 : 139).

Pengukuran produktivitas kerja

Ada dua macam alat pengukuran produktivitas, yaitu :

  1. Physical productivity, yaitu produktivitas secara kuantitatif seperti ukuran (size), panjang, berat, banyaknya unit, waktu, dan biaya tenaga kerja.
  2. Value productivity, yaitu ukuran produktivitas dengan menggunakan nilai uang yang dinyatakan dalam rupiah, yen, dollar dan seterusnya.

(Ravianto, 1986 : 21).

Cara meningkatkan produktivitas:

  1. Tingkatkan input, dengan catatan peningkatan output yang terjadi jauh lebih besar, atau
  2. Input tetap, namun output yang dihasilkan meningkat, atau
  3. Turunkan input, dengan catatan turunnya output yang dihasilkan jauh lebih sedikit, atau
  4. Turunkan input, namun output tetap, atau
  5. Turunkan input, namun output yang dihasilkan bertambah

Konsep, teknik & alat untuk meningkatkan produktivitas

Sejak dahulu, terutama di Eropa, Jepang dan Amerika Serikat dikembangkan konsep manajemen dan organisasi yang bertujuan meningkatkan produktivitas (kinerja organisasi/ efisiensi dan efektivitas organisasi, mutu produk/jasa, tingkat keuntungan perusahaan dan daya saing).

Antara lain dapat dikemukakan:

  • Total Quality Control (Pengendalian Mutu Terpadu) diprakarsai oleh Dr. J.M. Juran dan Dr. E.W. deming dan dikembangkan di Jepang oleh Kaoru Ishitawa dengan menerapkan Quality Control Circle (QCC) atau Gugus Kendali Mutu (GKM).
  • Six Sigma
  • 5S
  • dsb

Six sigma

Strategi penerapan six sigma yang diciptakan oleh DR. Mikel Harry dan Richard Schroeder disebut sebagai The Six Sigma Breakthrough Strategy. Strategi ini merupakan metode sistematis yang menggunakan pengumpulan data dan analisis statistik untuk menentukan sumber-sumber variasi dan cara-cara untuk menghilangkannya.

Six sigma sebagai sistem pengukuran menggunakan Defect per Million Oppurtunities (DPMO) sebagai satuan pengukuran.

DPMO merupakan ukuran yang baik bagi kualitas produk ataupun proses, sebab berkorelasi langsung dengan cacat, biaya dan waktu yang terbuang.

Dengan menggunakan tabel konversi ppm dan sigma pada lampiran, akan dapat diketahui tingkat sigma.

Cara menentukan DPMO adalah sebagai berikut:

Hitung Defect per Unit (DPU)

DPU =   Total kerusakan / Total produksi  ………………….. (1)

Hitung DPMO terlebih dahulu menentukan probabilitas jumlah kerusakan.

DPMO =  ( DPU x 1.000.000 ) / Prob. Kerusakan …………………… (2)

Tabel Hubungan sigma dan DPMO

Sigma Parts per Million
6 Sigma 3,4 defects per million
5 Sigma 233 defects per million
4 Sigma 6.210 defects per million
3 Sigma 66.807 defects per million
2 Sigma 308.537 defects per million
1 Sigma 690.000 defects per million

Sumber : Pande, Peter. 2000 (http://qualityengineering.wordpress.com/)

 

The 5S Method of Improvement – Enhancing Safety, Productivity and Culture

5S consists of (terdiri dari):

  • Sorting—separating the needed from the unneeded. Sorting activities aim to eliminate unneeded items from the work area and to perform an initial cleaning.
  • Simplifying—a place for everything and everything in its place, clean and ready for use. Simplifying arranges the workplace to ensure safety and efficiency.
  • Systematic Cleaning—cleaning for inspection. Systematic daily cleaning and inspection of work areas and equipment help you understand current conditions and determine if corrective action is required.
  • Standardizing—developing common methods for consistency. Standardizing aims to make abnormal conditions noticeable and to document agreements to ensure consistency and sustainability.
  • Sustaining—holding the gains and improving. Sustaining is aimed at maintaining the improvements from the other 5S activities and improving further.

Gugus Kendali Mutu (GKM)

Sistim ini dilaksanakan melalui pemasyarakatan cara pandang, cara analisa dan diagnosa dan solusi sesuatu masalah (inefisiensi, produktivitas rendah dan rendahnya mutu pekerjaan/produk) di lingkungan kerja seluruh jajaran SDM perusahaan, sehingga dapat membentuk kebiasaan (habit) yang diterapkan dalam etos kerja dan budaya produksi kompetitif.

Pengertian GKM di dalam perusahaan adalah sekelompok kecil karyawan yang terdiri 3 – 8 orang dari unit kerja yang sama dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk melakukan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah.

Objek perbaikan (tema) GKM sangat luas meliputi bahan, proses, produk, lingkungan dan lain-lain. Tema perbaikan / objek dapat berasal dari anggota gugus, fasilitator, ketua GKM atau pimpinan perusahaan / organisasi.

Dalam pelaksanaan kegiatan pengendalian mutu, GKM memutar roda Deming (PDCA cycle) dan melakukan 8 langkah dan 7 alat secara berkesinambungan yaitu:

PDCA Cycle & Delapan Langkah yang digunakan meliputi :

P berarti “Planning” (perencanaan) meliputi 4 langkah yaitu :

L1 : Menentukan pokok masalah

L2 : Membahas penyebab

L3 : Menguji Penyebab

L4 : Menyusun rencana penanggulangan

D berarti “Do” (pelaksanaan) meliputi 1 langkah yaitu :

L5 : Pelaksanaan penanggulangan

C berarti “Check” (meneliti hasil) meliputi 1 langkah yaitu :

L6 : Meneliti hasil

A berarti “Action” (tindakan) meliputi 2 langkah yaitu :

L7 : Standarisasi

L8 : Langkah berikutnya

Tujuh alat yang digunakan meliputi :

  • Check Sheet atau Lembar Pengumpul Data & Grafik
  • Stratifikasi data
  • Diagram Pareto
  • Diagram Sebab Akibat (Fishbone Diagram)
  • Histogram
  • Diagram Tebar (Scatter Diagram)
  • Control Chart

Peningkatan produktivitas diikuti kenaikan upah

Kondisi perusahaan tidak bisa dipungkiri adalah bergantung kepada pelanggan. Tingkat keuntungan perusahaan akan ditentukan oleh banyaknya produk/jasa dibeli oleh pelanggan, profit marjin dan manajemen keuangan perusahaan. Kesinambungan pembelian produk/jasa sangat bergantung pada tingkat kepuasan pelanggan. Perbaikan berkesinambungan dapat menjaga dan menaikkan tingkat kepuasan pelanggan. Oleh karena itu kestabilan pendapatan pekerja bisa dijaga melalui perbaikan berkesinambungan.

Perbaikan berkelanjutan (continual improvement) berdasarkan 5S dan GKM merupakan salah satu cara untuk menjaga / meningkatkan produktivitas kerja dan tingkat keuntungan perusahaan.

Bila produktivitas individu (masing-masing pekerja) secara keseluruhan meningkat, maka produktivitas perusahaan akan meningkat pula. Bila produktivitas perusahaan meningkat, maka perusahaan patut meningkatkan upah.

Usaha yang perlu dilakukan perusahaan agar peningkatan produktivitas terukur untuk menjadi pertimbangan kenaikan upah:

  1. Perusahaan harus memiliki sistem pengukuran produktivitas.
  2. Perusahaan perlu menetapkan perhitungan proporsi kenaikan upah dari peningkatan produktivitas.

Usaha yang perlu dilakukan perusahaan agar upah mencerminkan nilai pekerjaan:

  1. Perusahaan perlu melakukan analisis jabatan
  2. Perusahaan perlu melakukan pencatatan kompetensi personil
  3. Perusahaan perlu memiliki jalur peningkatan skala gaji

Kenaikan upah yang didasarkan pada tingkat keuntungan perusahaan dan produktivitas kerja individu, untuk itu perusahaan perlu melakukan:

  1. Perusahaan mendefinisikan tingkat keuntungan dan bagaimana keuntungan itu dihitung
  2. Perusahaan menyusun program penghargaan prestasi dan kriteria serta cara mengukur produktivitas kerja individu
  3. Perusahaan mendefinisikan dan menentukan cara pemberian penghargaan berdasarkan prestasi kerja

Konsep produktivitas dari tinjauan ISO 9001 QMS standard?

Quality: degree to which a set of inherent characteristics fulfils requirements (ISO 9000:2005 Cl. 3.1.1)

Effectiveness: extent to which planned activities are realized and planned results achieved  (ISO 9000:2005 Cl. 3.2.14)

Efficiency: relationship between the result achieved and the resources used. (ISO 9000:2005 Cl. 3.2.15)

ISO 9001:2008 Process Approach: A desired result is achieved more efficiently when activities and related resources are managed as a process.

Continual improvement:

  • The aim of continual improvement of a quality management system is to increase the probability of enhancing the satisfaction of customers and other interested parties. (ISO 9000:2005 clause 2.9)
  • The organization shall continually improve the effectiveness of the quality management system through the use of the quality policy, quality objectives, audit results, analysis of data, corrective and preventive actions and management review. (ISO 9001:2008 clause 8.5.1 Continual improvement)
  • It should be emphasized that the requirement in ISO 9001 is for continual improvement of the effectiveness of the QMS.

Auditing Continual Improvement:

Dari ulasan konsep produktivitas dalam ISO 9001:2008 dapat dikatakan bahwa produktivitas dapat terwujud melalui peningkatan berkesinambungan. Oleh karena itu, dalam rangka menjamin produktivitas maka perlu dilaksakakan internal audit pada kegiatan continual improvement.

Pada saat melaksanakan internal audit – QMS of ISO 9001:2008, sebaiknya diverifikasi hal-hal berikut ini (sekurang-kurangnya, tapi tidak dibatasi pada check list berikut ini):

  • Continual improvement emanates from the objectives set by top management, which should (at least) address: the improvement of internal efficiency (for the organization to remain economically competitive), individual customer needs, and the level of performance that the market normally expects.
  • The auditor should seek to determine if the auditee has attempted to set objectives that establish the correlation between the 3 factors of: corporate objectives, customer needs, and market expectations.
  • The auditor is to verify how the organization has determined this proposed rate of improvement, how it has evaluated the associated risks, and how this relates to customer requirements and the monitoring of feedback on customer satisfaction.
  • It would be almost impossible to issue an NCR that stated: “There was not enough continual improvement”.
  • The auditor has to verify how the overall corporate objectives have been translated into internal requirements throughout the appropriate processes, and how these requirements are communicated and monitored.
  • So, the auditor should look for evidence that the organization is analysing data from process monitoring, and is then taking the results forward for evaluating process efficiency and/or improving process output.

Contoh:

The internal audit analysis on 14-21 June 2013 shows that Welding Repair Rate (WRR %) on May’2013 for Project was 2.59% (actual) of max 3% (target).

An organization could set an objective to reduce welding repair rate by -60%.

The auditor should then look for evidence that the organization is monitoring and analyzing key aspects of its scheduling and planning activities, throughout its processes, and the process interfaces, to reduce WRR%.

Produktivitas, PDB Sektor dan Penyerapan Tenaga Kerja

Produktivitas tenaga kerja berdasarkan PDB per pekerja (ribu USD) menurut Database APO 2013, produktivitas tenaga kerja negara di ASEAN sbb:

  • Singapore = 92
  • Malaysia = 33,3
  • Thailand = 15,4
  • ASEAN = 10,7
  • Indonesia = 9,5
  • Philipinnes = 9,2
  • Vietnam = 5,5
  • Lao, PDR = 5
  • Cambodia = 3,6
  • Myanmar = 3,4

(Sumber: Makalah “Produuktivitas dunia usaha dan pekerja menghadapi AEC 2015” oleh Sarman Simanjorang, MSI, dibawakan pada acara bulan mutu di Jakarta, 25 Nopember 2014.)

PDB Sektor & Tenaga Kerja:

Industri manufaktur memberi kontribusi PDB terbesar yaitu 26,38%.

Tetapi dari sisi tenaga kerja, sektor pertanian memberi kontribusi dominan sebesar 39,67%

(Sumber: ENGINEER MONTHLY – Oktober 2011 | No. 51 | www.pii.or.id, http://pii.or.id/em/EM%2051%20Oktober-2011-PII.pdf , diakses dari cache di Google pada 28/11/2014 12:45)

 

Kelembagaan produktivitas – Lembaga Produktivitas Nasional (LPN)

Produktivitas mendapat perhatian khusus dari pemerintah RI, dan berbagai kebijakan telah dikeluarkan untuk mewujudkan tingkat produktivitas yang tinggi, mutu produk/jasa yang terbaik dan tingkat keuntungan perusahaan yang baik untuk sebesar-besar kemakmuran RI.

Sejarah mencatat tentang produktivitas di Indonesia pada tahun 1968 terbentuknya Pusat Produktivitas Nasional (PPN) dan Indonesia resmi menjadi anggota Asian Productivity Organization (APO).

Lembaga Produktivitas Nasional (LPN) sesuai Peraturan Presiden Nomor 50 Tahun 2005, merupakan Lembaga non struktural yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada presiden.

Visi Lembaga Produktivitas Nasional (LPN)

Terwujudnya peningkatan produktivitas secara terus menerus di semua sektor ekonomi serta aparatur Pemerintah di pusat dan di daerah sehingga mendorong penciptaan lapangan kerja dan peningkatan kesejahteraan masyarakat.

Misi Lembaga Produktivitas Nasional (LPN)

  1. Meningkatkan kesadaran aparatur Pemerintah, dunia usaha dan semua lapisan masyarakat tentang pentingnya peningkatan produktivitas.
  2. Mendorong setiap instansi, organisasi dan dunia usaha memiliki budaya produktif sebagai bagian dari budaya organisasinya.
  3. Mendorong setiap instansi, organisasi dan dunia usaha melakukan pengukuran dan upaya-upaya peningkatan produktivitas.
  4. Mendorong pembentukan unit-unit pengembangan dan pelayanan produktivitas.

Tugas Pokok

Lembaga Produktivitas Nasional (LPN) bertugas memberikan saran dan pertimbangan kepada Presiden dalam perumusan kebijakan nasional di bidang produktivitas dan peningkatan produktivitas dalam rangka penguatan daya saing nasional.

Fungsi

Dalam melaksanakan tugasnya, LPN mempunyai fungsi

  1. Pengembangan budaya produktif dan etos kerja
  2. Pengembangan jejaring informasi peningkatan produktivitas
  3. Pengembangan sistem dan teknologi peningkatan produktivitas
  4. Peningkatan kerjasama di bidang produktivitas dengan lembaga-lembaga atau organisasi-organisasi Internasional

Strategi

Untuk mempercepat dan memperluas dampak gerakan produktivitas nasional ini, prioritas program akan diutamakan pada :

  1. Sektor-sektor yang secara langsung mempengaruhi produktivitas
  2. Sektor-sektor atau perusahaan yang mempunyai nilai aset besar di bidang usaha strategis
  3. Sektor-sektor atau perusahaan yang menyangkut kepentingan banyak orang

Perundangan/Peraturan tentang Produktivitas Nasional:

Jenis Peraturan Nomor Tentang
Peraturan Presiden 50 Tahun 2005 Lembaga Produktivitas Nasional
Surat Edaran Menakertrans SE. 41/MEN/LATTAS-BBPP/II/2009 Pelaksanaan Program Peningkatan Produktivitas Terpadu Melalui Penerapan Gugus Kendali Mutu (Gkm)
Surat Edaran Menakertrans SE. 159/MEN/LATTAS-PTK/III/200 Konvensi Mutu dan Produktivitas Tingkat Depnakertrans

 

Penutup:

Bila diterapkan pada organisasi dan nasional/dunia, fungsi mutu, produktivitas dan continual improvement adalah untuk melindungi dan meningkatkan reputasi, meningkatkan profitabilitas, meningkatkan kesejahteraan dan mendorong perubahan menuju yang lebih baik.

Daftar Pustaka / Read more:

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s